Die beliebtesten Fehler bei Online-Events

Virtuelle Veranstaltungen und Konferenzen sind in der Corona-Krise schon zum Standard geworden. Denn: Grosse Messen und Vor-Ort-Konferenzen sind nach wie vor nicht möglich, Experten gehen davon aus, dass auch zukünftig, wenn Vor-Ort-Veranstaltungen wieder möglich wären, vermehrt digitale Events stattfinden werden.

Kamera an, und schon geht’s los. Doch so attraktiv Online-Events derzeit sind – sie bergen auch einige Tücken. Mit diesen Tipps gelingt die Durchführung von virtuellen Veranstaltungen:

1. Die Technik entscheidet über «Hop» oder «Top»

So wie für Vor-Ort-Veranstaltungen etwa ein genug grosser Raum, Sitzgelegenheiten, eine Kaffeemaschine und Event-Technik organisiert werden muss, erfordern auch Online-Veranstaltungen eine gewisse Logistik. Der offensichtliche Einstiegspunkt ist oft die Wahl der benötigten Tools. Es empfiehlt sich, nicht nur ein Video-Chat-Programm, sondern auch weitere Kollaborations-Plattformen und Dokumentablagen zu verwenden. Idealerweise sind natürlich auch die Teilnehmenden mit der erforderlichen Technik eingerichtet. Eine Videokamera, ein gutes Mikrofon und allenfalls gute Kopfhörer sind daher immer von Vorteil – Insbesondere für die Referenten: «Wenn jemand etwas Wichtiges zu sagen hat, wegen mangelhafter Technik aber von den anderen Teilnehmenden kaum verstanden wird, ist das einfach nur schade», erklärt Dominik Berner, Senior Software Engineer bei bbv. «Wenn es auch nach mehreren Versuchen nicht klappen will, bleibt einem als Moderator nichts anderes übrig, als mit dem Programm fortzufahren – und auf die Wortmeldung zu verzichten.»

2. Üben, üben, üben

Für einen reibungslosen Ablauf von Online-Events sollten die Referentinnen und Referenten unbedingt mit den eingesetzten Tools vertraut sein: «Wir bieten den Moderatoren unserer Events immer Probeläufe an, damit sie wissen, wie man etwa einen Bildschirm teilt, die Kamera einschaltet oder Leute stummschaltet», erklärt Marco Ravicini, Senior Software-Architekt bei bbv. Moderatoren sollten das Handling des Tools gut beherrschen. Als Veranstalter sollte man unbedingt die Möglichkeit nutzen, mit den Moderatoren und Referenten an sämtlichen Tools vor dem Event zu üben.

3. Interaktionen sind ein Muss

Die Live-Teilnahme an einem Online-Event wird dann zu einem wertvollen Erlebnis, wenn der Event interaktiv gestaltet ist. Ansonsten können sich Interessierte auch einfach mit der Aufzeichnung der Veranstaltung zufrieden geben, ohne aktiv an dieser teilgenommen zu haben. Doch interaktive Elemente in einen Event einzuplanen, sollte gut geplant sein. Einfach eine Umfrage wie «Haben Sie schon mal von diesem Thema gehört?» am Anfang des Events und «Hat ihnen die Veranstaltung gefallen?» am Ende durchzuführen, reicht dazu nicht aus. Man muss die Teilnehmenden wirklich aktivieren. Zum Beispiel kann man sie bereits im Vorfeld des Events bitten, Fragen einzureichen, die sie an der Veranstaltung beantwortet haben möchten. Das Publikum wird so nicht nur von Anfang an miteinbezogen; es steigert auch seine Vorfreude auf den Event.

Tools, die nicht nur Einweg-Kommunikation unterstützen, sondern es auch erlauben, dass die Teilnehmer untereinander kommunizieren können, sind ein Muss. Gerade bei grossen Events hilft es auch enorm, wenn mit sogenannten Breakout-Räumen gearbeitet werden kann. So können die Teilnehmer sich auch untereinander in Kleingruppen austauschen.

Viele Video-Conferencing-Tools verfügen zudem über eine Chat-Funktion. Anders als bei vor-Ort-Veranstaltungen sollte das Chatten bei Online-Events unbedingt gefördert werden. So können Teilnehmende nicht nur mit den Referentinnen und Referenten, sondern auch untereinander in Kontakt treten, ohne den Vortrag zu unterbrechen oder zu stören. Und: Gerade introvertiertere Teilnehmer sind eher gewillt, sich über Chat statt über eine Wortmeldung in den Event einzubringen.

4. Auf mehreren Beinen steht man besser

Für mehr Interaktion und Abwechslung sorgt man auch, indem man mehrere Kanäle und Plattformen für seinen Online-Event einsetzt. Gerade ganz- oder mehrtägige Web-Veranstaltungen werden dadurch deutlich spannender und weniger erschöpfend. «Bei unserem zweitägigen Gathering haben wir neben der eigentlichen Session auch ein Rahmenprogramm in Form eines Miro-Whiteboards geschaffen, wo wir Easter eggs versteckt haben und die Teilnehmenden Ferienfotos oder digitale Post-Its ablegen konnten», sagt Dominik Berner. «Ich glaube, solche Elemente tragen dazu bei, dass Leute bei Events über längere Strecken geistig anwesend bleiben – auch wenn sie für einige Minuten nicht aktiv am Geschehen teilnehmen und sich ein wenig ablenken. Und sie fördern die Interaktion unter den Teilnehmenden.» Zudem macht der Einsatz von mindestens einem weiteren Kommunikationskanal nur schon als Fallback-Lösung Sinn: Teilnehmer können so bei technischen Schwierigkeiten oder bei Unklarheiten mit dem Veranstalter Kontakt aufnehmen. Dazu braucht es nicht zwingend moderne Lösungen: Auch übers Telefon sind Veranstalter für Teilnehmende gut erreichbar.

5. Teilnehmende an die Hand nehmen

Um Teilnehmenden den Zugang zum Online-Event zu erleichtern, ist bereits vor der Veranstaltung eine sehr klare Kommunikation erforderlich. Denn allein schon den Weg in den Web-Event zu finden, ist für sie unter Umständen gar nicht so einfach, wie man annimmt. Darum sollte bei der Anmeldebestätigung unbedingt darauf geachtet werden, dass der Link zum Online-Event deutlich hervorgehoben wird und Teilnehmende genau dorthin geführt werden. Präzise Beschreibungen sind auch während des Online-Events unabdingbar – denn bei ihm besteht viel mehr Erklärungsbedarf als bei Vor-Ort-Veranstaltungen. Sei es beim Teilen des Bildschirms, beim plötzlichen Zurückholen kleinerer Arbeitsgruppen in die Haupt-Session oder wenn man aus dem Sichtfeld seiner Webcam verschwindet: Die Teilnehmenden müssen jederzeit wissen, was am Event vor sich geht. Deshalb sollten Vorgänge, Handlungen und Vorgehensweisen stets genau erklärt werden, um Teilnehmende nicht unnötig zu irritieren.

6. Welche Themen eignen sich, welche weniger?

So praktisch Web-Veranstaltungen auch sein mögen: Nicht alle Inhalte sind für sie geeignet. Etwa sind gestalterische Übungen wie Zeichenaufgaben am Computer nur schwer zu bewältigen. «Noch schwieriger wird es, wenn physische Gegenstände ins Spiel kommen», erklärt Marco Ravicini, und verweist dabei auf die «Peanut Butter and Jelly»-Challenge», die zeigt, wie schwierig das Schreiben von genauem Code und Requirements sein kann. «Wir haben uns überlegt, diese Aufgabe in unseren Online-Focus-Day aufzunehmen – wir haben dann aber davon abgelassen. Das Hantieren mit Erdnussbutter, Marmelade und Toastbrot ist vor der Webcam praktisch nicht möglich beziehungsweise zu umständlich und wenig effektiv.» Solche erlebnispädagogische Aufgaben sind für Online-Events daher schlecht geeignet. Dagegen können Aufgaben, an denen ohne grosse Hürden etwas am Computer erarbeiten werden muss, gut ins Programm von Web-Events aufgenommen werden. Und: Das Präsentieren der Ergebnisse über den geteilten Bildschirm klappt online sogar noch besser als bei physischen Veranstaltungen.

7. Durchatmen

Die ganze Zeit vor dem Computer zu sitzen und aufmerksam zuzuhören kann schnell anstrengend werden. Deshalb sollten bei jedem längeren Online-Event genügend Pausen eingeplant werden – mehr als bei vor-Ort-Veranstaltungen. Das weiss auch bbv: «An manchen unserer Online-Veranstaltungen waren die Teilnehmenden zuerst erstaunt über die vielen Pausen», sagt Ravicini. «Nach dem Event wurde uns dann aber oft gesagt, dass man sehr froh über diese Auszeiten war.»

Man muss sich aber bewusst sein, dass Pausen im Online-Format oft bedeuten, dass die Teilnehmer sich komplett ausklinken. Sie setzen sich dann nicht mehr mit den Inhalten der Veransaltung auseinander – statt wie bei physichen Events etwa die Diskussion auf dem Gang oder in der Kaffeeecke weiterzuführen.

8. Locker bleiben

Online-Events tendieren oft dazu, zielorientiert zu sein – oft verbunden mit einem sehr straffen Programm. Das mag effizient sein – die Atmosphäre im Webmeeting leidet aber darunter. Darum: Auch in Online-Veranstaltungen darf es Platz für Quatsch geben und es darf ruhig mal gelacht werden. Humorvolle Momente lockern die Stimmung auf und tragen ungemein dazu bei, dass sich die Teilnehmenden wohl fühlen. Deshalb darf der Online-Event nicht zur sturen Abfolge von Aufgaben und Vorträgen verkommen. Eine gewisse Leichtigkeit – vor allem auch in der Moderation – ist in der Regel gerne gesehen.