Franke Coffee Systems: Mit neuen Strukturen zu mehr Effizienz

Franke Coffee Systems ist ein führender Anbieter professioneller Kaffeemaschinen und Kaffeeservices. Mit Hauptsitz in Aarburg entwickelt die Division der Franke Gruppe im B2B-Geschäft modulare Lösungen, um flexibel auf Kundenbedürfnisse von Restaurants, Cafés, Hotels oder Coffee-to-go-Verkaufsstellen eingehen zu können.

Ohne Software kein Kaffee

Entscheidend für den erfolgreichen Geschäftsgang von Franke Coffee Systems ist seit Beginn eine starke Forschung und Entwicklungsabteilung, wobei die Softwareentwicklung getrieben durch den Ausbau von digitalen Services und Angeboten eine Schlüsselrolle einnimmt. Sie implementiert sämtliche Funktionalitäten der Maschinensteuerung und garantiert die einwandfreie Integration von Software und Hardware. Zudem sorgt sie dafür, dass das Benutzererlebnis bei allen Maschinenserien demselben Konzept folgt.

Die Erweiterung der digitalen Services und Funktionalitäten hatte in den vergangenen Jahren zur Folge, dass die Softwareabteilung von Franke Coffee Systems markant gewachsen ist. Obwohl die Zahl der Softwareingenieure erhöht wurde, konnte die Entwicklungskapazität nicht mehr nachhaltig gesteigert werden. «Die parallele Entwicklung mehrerer Produktlinien, eine gleichzeitige Erneuerung der gemeinsamen Maschinensoftwareplattform zusammen mit dem allgemeinen Wachstum des Unternehmens – all das brachte die bestehenden Organisationsstrukturen an ihre Grenzen», sagt Christof Hurni, Vice President Technology bei Franke Coffee Systems

Für das inhabergeführte Unternehmen zeigte sich, dass die bestehenden Prozesse und Strukturen verändert werden müssen, damit die Softwareentwicklung mit den gestiegenen Anforderungen mithalten und ihren Output erhöhen kann. «Das Ziel bestand darin, dass die Teams besser skalieren können, um die Softwareanpassungen effizient umsetzen und schnell auf Kundenbedürfnisse reagieren zu können», sagt Christof Hurni.

«Wir wollten nicht irgendein Consulting-Büro, das vom Schreibtisch aus Prozesse optimiert, sondern Experten, die sowohl vertraut sind mit dem Business als auch mit der agilen Methodik und der Softwareentwicklung.»

Christof Hurni, Vice President Technology bei
Franke Coffee Systems

Ein mutiger Schritt in die Zukunft

Bei Franke Coffee Systems war man sich bewusst, dass dies eine radikale Veränderung mit neuen Rollen und veränderten Prozessen bedeutet. Statt einer klassischen Reorganisation entschied sich das Unternehmen also für eine ganzheitliche Transformation der Abteilung. «Dank ihrer Weitsichtigkeit haben die Verantwortlichen von Franke Coffee Systems die Notwendigkeit einer grundlegenden Neuausrichtung erkannt und den Mut gehabt, die erforderlichen Massnahmen konsequent und vollumfänglich anzugehen», sagt Martin Egloff, Head of Business Area bei bbv in den Bereichen MedTech und Healthcare.

Produktive Zusammenarbeit

Mit Jonas Ruesch, Senior Consultant bei bbv im Bereich Industrie, und weiteren bbv-Mitarbeitenden mit Expertise im Bereich der agilen Entwicklung und Anforderungsanalyse konnte Franke Coffee Systems ein optimales Team engagieren. Der Senior Consultant übernahm für die Transformation die Projektleitung und war im Change-Prozess zu 100 Prozent vor Ort für Franke Coffee Systems tätig. Auf Anfrage übernahm er für das Go-live der neuen Organisation interimistisch auch die Leitung der Softwareentwicklungsabteilung von Franke Coffee Systems. Dieses Vorgehen hat sich in der Umsetzung dieses anspruchsvollen Vorhabens erfolgreich bewährt. «Uns war von Anfang an bewusst, dass wir professionelle Unterstützung von extern benötigen», sagt Christof Hurni. «Wir wollten nicht irgendein Consulting-Büro, das vom Schreibtisch aus Prozesse optimiert, sondern Experten, die sowohl vertraut sind mit dem Business als auch mit der agilen Methodik und der Softwareentwicklung.»

Wertströme statt Hierarchien und Silos

bbv plante die gesamte Transformation und erarbeitete ein Konzept zur Umsetzung. Mit der Entscheidung, eine wertstrombasierte Organisation einzuführen, wurden Verantwortlichkeiten und Kompetenzen neu definiert und neue Teamstrukturen etabliert, wobei sich einzelne Teams eigenständig anhand spezifischer Missionen entlang des gesamten Wertstroms ausrichten und die Produkte als Ganzes denken. Disziplinen-Silos wurden eingerissen und neue Workflows etabliert. «Franke Coffee Systems hat hier viel Mut bewiesen, hat das Risiko auf sich genommen, altgediente Strukturen über den Haufen zu werfen und völlig neu zu denken», sagt Martin Egloff.

Ein Product Owner ist fortan für die Formulierung der Kundenbedürfnisse verantwortlich, die Teams bestimmen, wie die Lösung implementiert wird. Sogenannte «stream-aligned Entwicklerteams» können nun einen kompletten Wertstrom übernehmen, Plattformteams verstehen diese End-to-End-Teams als interne Kunden und befähigen und beschleunigen sie, indem sie ihnen wiederverwendbare Lösungsbausteine liefern. «Die einzelnen Teams können ihre Kompetenz nun fokussiert einsetzen und sich auf die Entwicklung der Lösungen konzentrieren und darauf, wie Kundenbedürfnisse implementiert werden», erklärt Jonas Ruesch.

Der Kundennutzen ist zentral

Beim jungen Softwareentwicklungsteam rannte man mit moderneren Ansätzen, agilen Methoden und wertstrombasierten Prozessen offene Türen ein. «Der gesamte Change-Prozess hat gut funktioniert», sagt Christof Hurni. «Nun arbeiten die Teams Hand in Hand, aus einem Guss. Was zählt, ist das Ergebnis für den Kunden. Kein Kunde interessiert sich dafür, wie wir intern aufgestellt sind und wie die Teams arbeiten. Das Resultat zählt. Wir müssen Qualität abliefern. Und dazu sind wir nun imstande», zieht Christof Hurni Bilanz.

Dass Jonas Ruesch und das bbv-Team die Transformation der Franke-Coffee-Systems-Softwareentwicklungsabteilung so nahe und intensiv begleitet haben, schätzt Hurni ausserordentlich. «Wir hatten vollstes Vertrauen in die Vorgehensweise von bbv, auch wenn einige Punkte grundsätzlich diskutiert werden mussten.» Auch Jonas Ruesch zieht eine positive Bilanz. «Wir bekamen viel Verantwortung und konnten effizient mitgestalten.» Auch wenn seine Vorschläge vorab auch mal kritisch betrachtet wurden, hätten er und das Team oft die Möglichkeit erhalten, neue Wege zu gehen und beispielsweise mit einem «Proof of Concept» – eingebettet im operativen Betrieb – aufzuzeigen, dass die neue Methode funktioniert. «Das Schöne an dieser Art der Zusammenarbeit ist, dass man das Feedback auf die eigenen Vorschläge unverzüglich erhält. Was man sich einbrockt, muss man auch auslöffeln», sagt Jonas Ruesch mit einem Lächeln.

Ein Change-Projekt mit Potenzial für die Zukunft

Mit dem Umbau von der mit Disziplinen-Silos geprägten Struktur zur wertstromorientierten Organisation mit agilen Methoden hat bbv einen Ansatz eingeführt, den Franke Coffee Systems nun erfolgreich anwendet. Die angestrebten Kernpunkte der Transformation konnten in zwölf Monaten umgesetzt werden. Mit der neu organisierten Softwareabteilung setzen die Teams nun alle Entwicklungen für mehrere Produktelinien synchron um und stimmen sie effizient aufeinander ab. Die agile Arbeitsweise sorgt für kürzere Entwicklungszyklen, eine bessere Planbarkeit und eine integrierte Produktpflege, um besser auf Kundenwünsche und funktionale Anforderungen reagieren zu können.

Der nächste Schritt? Nachdem die Transformation der Softwareentwicklungsabteilung erfolgreich abgeschlossen werden konnte, wagt Franke Coffee Systems nun die Transformation der gesamten Produktentwicklungsabteilung. «Dieses Vorhaben bringt nun noch weitere Aspekte ins Spiel: Aufgrund physischer Abhängigkeiten wie zum Beispiel von Lieferketten oder wegen der Konstruktion und dem Bau von Werkzeugen ist die Organisation in den hardwarenahen Forschungs- und Entwicklungsteams historisch etwas starrer, und die Mitarbeitenden beschäftigen sich mit zusätzlichen Fragestellungen», so Hurni. Entsprechend sei das Change-Management etwas aufwendiger. «Aber wir sind überzeugt, dass eine Umstellung zum wertstrombasierten Arbeiten auch über die gesamte Entwicklungsabteilung einen positiven Effekt auf unser Geschäft haben wird.» Basierend auf dem für die Softwareabteilung erarbeiteten Konzept übernimmt nun Franke für dieses Projekt die Leitung intern. Der Entscheid, dass Franke Coffee Systems zur begleitenden Unterstützung auch für dieses Vorhaben auf bbv zählt, freut Jonas Ruesch besonders: «Dies zeigt uns, dass wir mit unserem Ansatz der praxisnahen und stark vertikal integrierten Beratung auf dem richtigen Weg sind.»